OutlookでHTML形式に変更する方法と送信設定の確認ポイントを解説

Outlookでメールを送るとき、「なんか文字がシンプルすぎるな」「画像や色がうまく入らないな」って思ったこと、ありますよね。

実はそれ、メールの送信形式が「HTML形式」じゃないことが原因かもしれません。

このページでは、OutlookでのHTML形式への変更方法や送信設定の確認について、わかりやすく説明していきます。

HTML形式の使い方が分かれば、文字の色を変えたり画像を入れたりして、見た目がきれいなメールが作れるようになります。

仕事でもプライベートでも相手にわかりやすく伝えられるようになるので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

OutlookでHTML形式に変更する方法

Outlookのメール形式の基本と違い

Outlookでメールを送るときには、送信形式を選べます。

主に使われているのは「HTML形式」「リッチテキスト形式」「テキスト形式」の3つです。

それぞれの違いを理解することで、相手に見やすいメールを送ることができます。

以下に、それぞれの形式の特徴をまとめます。

このように、相手にきれいに伝えたい場合はHTML形式を使うのがおすすめです。

逆に、古い環境やシンプルなやり取りが求められる場合は、テキスト形式が適しています。

現在のメール形式を確認する手順

Outlookでは、今使っているメールの形式を簡単に確認できます。

これを知っておくと、自分が意図した通りの形式でメールが送れているかをチェックできます。

以下の手順で確認できます。

色がついている形式が、現在の送信形式です。

もし希望と違う場合は、その場で形式を変更することも可能です。

HTML形式に設定を変更する手順

Outlookでメールの既定形式をHTML形式に設定するには、設定画面から変更が必要です。

毎回設定し直す手間を省くために、一度設定しておくと便利です。

以下の操作を行ってください。

この手順で設定すれば、新しいメールを作成するときに自動的にHTML形式になります。

毎回変更する必要がなくなります。

バージョン別（Outlook 2016/2019/365）の操作方法

Outlookはバージョンによってメニューの場所や名前が少しずつ違います。

自分の使っているバージョンに合ったやり方を確認しておきましょう。

以下に代表的なバージョンごとの違いをまとめます。

どのバージョンでも「オプション＞メール＞メッセージ形式」がポイントです。

分かりにくい場合は、検索ボックスで「メッセージ形式」と入力するとすぐに見つかります。

HTML形式に変更できない場合の対処法

場合によっては、設定してもHTML形式に切り替わらないことがあります。

その原因はさまざまですが、以下のようなケースがよくあります。

これらを確認し、必要に応じて設定を見直すことでHTML形式が使えるようになります。

特に会社のパソコンを使っている場合は、IT管理者に確認することも大切です。

HTML形式が既定にならないときの確認ポイント

HTML形式を既定に設定したのに、なぜか毎回テキスト形式になってしまうことがあります。

このようなときは、以下のポイントを確認してみましょう。

すべてを確認したうえで再起動を行えば、HTML形式で安定してメールを送信できるようになります。

OutlookでHTML形式が適用されない・反映されない原因と解決策

テキスト形式に自動で戻る原因とは

Outlookでは、HTML形式を設定しても自動的にテキスト形式に戻ってしまうことがあります。

これはOutlookの初期設定や相手先のメール環境など、いくつかの理由が重なることで起こります。

以下に主な原因を紹介します。

このような理由でテキスト形式に戻ることがあります。

設定を確認して問題を1つずつ解決することが大切です。

セキュリティソフトやグループポリシーの影響

OutlookでHTML形式が適用されない場合、パソコンに入っているセキュリティソフトや企業のグループポリシーが影響していることがあります。

これらはメール内容の安全性を保つために、特定の形式や動作を制限することがあります。

以下のような対策が影響していることがあります。

このような場合は、まずセキュリティソフトの設定を見直す必要があります。

企業のパソコンを使っている場合は、IT管理者に相談して確認しましょう。

署名やテンプレートが原因のケース

HTML形式を選んでいるのに、送信時にうまく反映されないことがあります。

その原因の1つに署名やメールテンプレートの形式が関係していることがあります。

Outlookでは、署名やテンプレートに設定された形式が優先されることがあるのです。

以下のような点に注意が必要です。

正しくHTML形式を使いたいときは、署名もHTML形式で作成しなおすことが重要です。

また、テンプレートを使う場合も、HTML形式で保存したものを選ぶようにしましょう。

メールの返信時にHTMLが無効になる設定

Outlookには返信時に相手の形式に合わせるという設定があります。

この設定が有効だと、相手がテキスト形式でメールを送ってきた場合、自動的にこちらの返信もテキスト形式になってしまいます。

この設定を変更する方法は以下のとおりです。

この設定を変えれば、返信時でも自動的にHTML形式が使われるようになります。

毎回形式が変わって困っていた方にはおすすめの方法です。

アドインとの競合による不具合

Outlookにインストールされているアドインが原因で、HTML形式が適用されないケースもあります。

特にウイルス対策やメール管理ツールのアドインは、メールの形式や内容に影響を与えることがあります。

アドインによる影響を確認するには、次のように操作します。

その場合は、「ファイル」→「オプション」→「アドイン」から、不要なアドインを無効にすることで解決できることがあります。

安全に使いたいならアドインの見直しも重要です。

HTML形式が適用されているかの確認方法

メールを送信する前に、きちんとHTML形式が適用されているか確認しておくことはとても大切です。

正しく適用されていないと、レイアウトが崩れたり装飾が消えてしまったりします。

以下の方法で確認できます。

確認を習慣づければ、間違った形式で送信してしまうトラブルを防げます。

特にビジネスメールではメールの見た目が第一印象を左右することもあるので、丁寧にチェックしましょう。

Outlookの修復インストールで解決するケース

ここまでの設定をすべて確認してもHTML形式が反映されない場合、Outlook自体に問題があるかもしれません。

そんなときは、Outlookの修復インストールを行うと解決することがあります。

修復の手順は次の通りです。

この作業によって、Outlookの内部設定や破損したファイルが元に戻り、HTML形式が正しく使えるようになります。

最終手段ですが、効果が高い方法です。

HTML形式での送信設定と注意点

常にHTML形式で送信する既定の設定方法

Outlookでは、毎回メール形式を選び直すのが面倒なときに既定の送信形式をHTMLに設定しておくととても便利です。

この設定をしておけば、新規メール作成時に自動でHTML形式が選ばれます。

以下の手順で設定ができます。

この操作をすれば、すべての新規メールが自動的にHTML形式で作成されるようになります。

メールの見た目を整えたい方におすすめです。

送信先ごとに形式が変わる問題の対処

Outlookでは、送信相手によってメール形式が勝手に切り替わることがあります。

これはOutlookがアドレスごとの履歴を記憶していて、以前の送信形式をそのまま使おうとするためです。

この問題を解決するには、以下のように設定を見直しましょう。

これでその相手に送るときも常にHTML形式が選ばれるようになります。

特定の人にだけ形式が変わる問題はこれで解決できます。

送信前に形式を変更する方法

メールを送る直前に形式を確認して、必要に応じて手動で変更することもできます。

特に返信メールでは自動で形式が変わることがあるので、送信前にチェックする習慣が大切です。

操作手順は次のとおりです。

これだけで、送信直前でも自由に形式を切り替えることができます。

確認を怠らず、内容に合わせた形式を選びましょう。

HTML形式での添付ファイルの扱い

HTML形式のメールで添付ファイルを送るときは、形式によって相手の表示が変わることがあります。

特にリッチテキスト形式では「winmail.dat」というファイルに変換されてしまい、相手が開けなくなることがあります。

HTML形式を使うと、以下のような点で安心です。

添付ファイルのトラブルを避けたいなら、HTML形式を選んでおくのが無難です。

送信前にファイルの状態も確認しましょう。

スマホや他のメールアプリでの表示崩れ対策

HTML形式は見た目をきれいにできますが、スマホや他のメールアプリでは表示が崩れることもあります。

これはアプリごとのHTML解釈の違いによって起こる現象です。

対策としては、以下のような工夫が必要です。

このように作成すれば、どんなデバイスでも読みやすいメールになります。

メールを送る相手の環境も考えながら作成しましょう。

HTMLメールのセキュリティリスクと対策

HTML形式には便利な機能が多いですが、セキュリティリスクもあることを理解しておくことが大切です。

悪意のあるリンクやスクリプトが仕込まれるケースもあるため、送信する側も受信する側も注意が必要です。

以下のような対策を取りましょう。

安全に使えばHTMLメールは非常に便利です。

相手が安心して読めるように配慮することが信頼にもつながります。

送信後のメール形式を確認する方法

メールを送ったあとで、「本当にHTML形式で送られたかな？」と気になることがあります。

Outlookでは送信済みのメールを開いて形式を確認することができます。

確認手順は以下のとおりです。

ここにContent-Type: text/htmlと書かれていればHTML形式です。

この確認方法を覚えておくと、トラブルのときにすぐ原因が分かります。

トラブル防止のためのOutlook設定チェックリスト

送信設定の見直しポイント

OutlookでHTML形式のメールを安定して送信するには、送信設定をしっかり確認しておくことがとても大切です。

見落としやすい設定をあらかじめチェックしておけば、あとから困ることが少なくなります。

以下のポイントを見直しましょう。

これらを定期的に見直すことで、送信ミスや表示トラブルを未然に防ぐことができます。

アカウントごとの形式設定確認

Outlookでは、複数のメールアカウントを使っている場合、それぞれで送信形式の設定が異なることがあります。

1つのアカウントでHTML形式を設定していても、別のアカウントでは反映されていないことがあるので注意が必要です。

確認手順は以下のとおりです。

この設定を行うことで、アカウントごとに正しい送信形式が適用されるようになります。

すべてのアカウントに対して確認しておくのが安心です。

組織内ポリシーとの整合性チェック

会社や学校などの組織で使っているOutlookには、IT部門が決めたポリシーが適用されていることがあります。

この場合、自分で形式を設定しても反映されなかったり、自動でリセットされたりすることがあります。

以下のような点に注意してください。

問題がある場合は、社内のIT担当者やヘルプデスクに相談してみましょう。

自分で変えられない部分があることも理解しておくことが大切です。

テンプレートや署名のHTML対応確認

メールテンプレートや署名はOutlookで便利に使える機能ですが、形式がHTMLに対応していないと、送信時に自動でテキスト形式に変わる原因になります。

HTMLで作成したつもりでも、使い方次第で正しく反映されないことがあります。

チェックすべきポイントは次の通りです。

HTML形式でメールを送りたいときは、テンプレートや署名も同じ形式に統一することが重要です。

Outlookの更新状況とバージョン管理

古いバージョンのOutlookを使っていると、HTML形式に関する不具合や制限がある場合があります。

定期的に更新を行うことで、最新の機能や修正が反映され、安定して使えるようになります。

確認すべき項目は次の通りです。

バージョンによっては仕様が違うこともあるため、公式サイトで最新情報をチェックするのもおすすめです。

受信者側の表示環境の考慮

自分ではきれいなHTMLメールを作ったつもりでも、相手の環境によっては正しく表示されないことがあります。

特にスマートフォンや他社のメールソフトでは、装飾が崩れたり画像が表示されなかったりすることがあります。

以下のような配慮が大切です。

どんな相手にも読みやすく見やすいメールを届けるには、相手の環境を意識した作り方が必要です。

定期的な形式設定の見直しのすすめ

一度設定をしても、Outlookはアップデートや環境の変化によって形式設定が変わることがあります。

気づかないうちにテキスト形式になっていた…ということを防ぐためにも、定期的な確認が大切です。

以下の点を定期的にチェックしましょう。

3か月に1回くらいのペースで確認しておくと、トラブルがぐっと減ります。

メールを使う上での基本的なメンテナンス習慣として、ぜひ取り入れてください。

まとめ

OutlookでHTML形式を使いこなすために、大切なポイントをしっかり覚えておきましょう。

正しく設定すれば、いつでもきれいで安心なHTMLメールが送れるようになります。

さっそく自分のOutlookを見直して、今日からすぐに設定を整えてみましょう。